Telecovidianidad 1.0- El desafío de convivir en un mundo 100% conectado

Las dinámicas y formatos actuales de trabajo, estudio, negocios, compras y reuniones con amigos o familia, llegaron a un espacio donde para ingresar solo se necesita un dispositivo electrónico, (PC, Laptop, Móvil), energía y una conexión a internet.

En los últimos meses hemos tenido que ir agregando a nuestra cotidianidad rutinas y prácticas de interacción con todos los entornos a través de, conexiones virtuales con compañeros para trabajar, o estudiar o compartir, este es nuestro presente y será parte de nuestro futuro.

El interactuar con los diferentes grupos de colaboración, desde la comodidad de la casa o desde cualquier lugar, conlleva una serie de retos que se deben controlar para asegurar que estas interacciones sean experiencias agradables pero sobre todo eficientes y efectivas.

En este blog nos enfocaremos en los retos de las reuniones virtuales de trabajo. Las reuniones virtuales de trabajo, son encuentros de colaboradores a través de plataformas electrónicas de comunicación, como sistemas de llamadas o videoconferencias grupales.

Los retos de estas reuniones los trataremos en dos principales grupos: el primero agrupa los retos de adaptación del participante al entorno virtual y el segundo agrupa los retos del participante con el dominio de la tecnología. 

Retos de adaptación del participante al entorno virtual: Los participantes de las reuniones virtuales debemos tener claridad que estas reuniones son tan importantes como las reuniones presenciales. Las reuniones virtuales deben tener un código de cortesía y comportamiento que entre otros limite a los participantes ser multitarea durante la reunión, motive a activar oportunamente el micrófono, motive estar concentrado en el desarrollo de la reunión y realizar aportes a los temas que se tratan. 

Retos de dominio de la tecnología: Los retos del dominio de la tecnología se reducen a usabilidad de las plataformas y planeación tecnológica de la reunión. Los participantes de una reunión virtual deben anticiparse a realizar pruebas de conexión, pruebas del micrófono o pruebas de los altavoces del PC, suena simple y obvio, pero la idea es no esperar hacerlas cuando se está en vivo en la reunión, el no anticiparse a esto, generalmente causa retrasos e incomodidad a los demás participantes. También se debe asegurar de tener las herramientas requeridas instaladas, actualizadas y configuradas con anterioridad a la reunión.

 

Sin entrar en la complejidad de definir un procedimiento documentado para abordar las reuniones virtuales, si quiero, compartir pequeños tips y consejos que sirvan para desempeñarnos mejor y lograr buenos resultados en las interacciones virtuales que tengamos en cualquier entorno de nuestra vida. principalmente en la ejecución de nuestras labores profesionales.

 

Defina si necesita la reunión. Es la situación actual el detonante del trabajo remoto y este a su vez una fábrica productora de reuniones virtuales de todos los sabores. En muchas ocasiones estas reuniones quedan con un sinsabor de improductividad por parte de los asistentes, por que al final no se entendió cuál fue el objetivo de la reunión y si la misma generó el resultado que se esperaba. Hay un costo invisible que están pagando las empresas por reuniones improductivas que se habían podido reemplazar por un correo electrónico informativo, una llamada telefónica entre dos o la consulta a de un documento donde se encontraban las respuestas a una situación. El primer paso para  optimizar las reuniones virtuales y el tiempo que gastamos en ellas, es saber por parte del convocante si es válido convocar la reunión o utilizar otro canal formal de comunicación.

 

Dicho lo anterior, es importante saber que toda reunión debe tener un antes, es decir, unas acciones de preparación y un durante, es decir, el momento en sí de la reunión, por esto los consejos que compartiré estarán dados para cada uno de estos momentos.

 

Antes de la reunión.

Si usted es el moderador de la reunión, es muy importante que prepare cada reunión y para esto inicie haciéndose dos preguntas esenciales:

  1. ¿Qué resultado espero lograr de la reunión?
  2. ¿Quién debe ser convocado para aportar en el resultado que busca?

Respondiendo estas preguntas le dará claridad de cuál es su verdadero propósito con la reunión y a quiénes debe convocar. Luego de esto sea atento y diligente con cada punto que sigue:

 

  1. Diseñe una agenda. La agenda debe describir los temas que desea tratar en una secuencia lógica, con un responsable y con un tiempo determinado para desarrollar el tema. Incluya en la agenda toda información disponible que los participantes necesitarán de contexto para la reunión.
  2. Identifique a los participantes. De acuerdo a los puntos a tratar en la agenda, asegúrese que los participantes sean los esenciales, los participantes esenciales deben estar en una de las siguientes categorías:
    1. Tomador de decisión clave
    2. Personas con la información sobre el tema que se tratará
    3. Personas que tienen interés en el tema a tratar
  3. Defina la fecha y hora de la reunión. Elegir la fecha y hora de la reunión es especialmente complicado, sobre todo cuando se busca que todos los asistentes tengan disponibilidad, pero al mismo tiempo es un factor clave del éxito de la reunión, el que todos los convocados puedan participar. Si su reunión es urgente, convóquela, explique la urgencia y por qué se convoca, para que las personas puedan reorganizar sus horarios para estar allí. Si la reunión puede planearse con tiempo, busque un momento que funcione para la mayoría, y en el que los participantes realmente puedan concentrarse en la discusión. Si tiene acceso a los calendarios de los invitados y alinee la fecha con la disponibilidad de los participantes. Si los asistentes tienen otros husos horario tengalo en cuenta para programarlos en horas de servicio.
  4. Elija las herramientas de conexión y colaboración. Si su reunión es institucional, use las herramientas aprobadas por la institución, si la reunión es con clientes o con una institución externa, averigüe que herramientas pueden utilizar estos participantes y acoja esa recomendación. Si durante la reunión requiere de alguna herramienta tecnológica de colaboración, asegúrese que la tiene disponible en su equipo y que funciona correctamente.
  5. Pruebe sus configuraciones. Elegidas y definidas las herramientas de conexión y colaboración pruébelas con anterioridad para asegurarse que las puede utilizar el día de la reunión. Verifique que la calidad del internet, el sonido y el video es buena y que si hay un retraso sea manejable.

Durante la reunión.

Durante la reunión es muy importante tener en cuenta estos consejos que le permitirán siendo el organizador o participante de una reunión estar acorde a la situación:

  1. Elija un lugar tranquilo con poco ruido. Es clave evitar estar en sitios con demasiados ruidos de ambiente o ruidos producidos por otras personas, por máquinas o por animales. Busque siempre el sitio más tranquilo con condiciones adecuadas para tomar la reunión.
  2. Conecte con los asistentes. Si usted es el moderador de una reunión, asegúrese del quorum suficiente para dar inicio y desde el minuto uno intente mantener siempre conectados con el tema a los asistentes. Modere activamente la reunión asegurándose de cubrir los puntos de la agenda en los tiempos programados.
  3. No hable encima de la voz de otro asistente. Evite hablar en simultaneo cuando otro asistente lo está haciendo, espere su turno para hablar o pida la palabra para que sus ideas sean escuchadas con claridad.
  4. Utilice el botón de silencio. Trabaje en sincronía con el botón que silencia su micrófono, debe estar muy pendiente de encenderlo al hablar y de mantenerlo apagado cuando no está interviniendo en la conversación.
  5. Evite la multitarea. Autocontrolese durante la reunión evitando realizar otras tareas que definitivamente lo sacarán de la reunión, actividades como revisar sus redes sociales, leer su correo electrónico, llenar un formulario web etc. Mantenga la concentración en el desarrollo de la reunión, esto le ayudará a aportar nuevas ideas y discusiones constructivas.
  6. Rol de presentador. Si su Rol en la reunión es de presentador, por favor tenga siempre listo el material que va presentar, asegúrese que el material sea legible y con buena resolución. Si el material es de dominio público compártalo con anterioridad a la reunión para que los participantes lo conozcan previamente.
  7. Cerrar la reunión. La mejor forma de cerrar una reunión es cumpliendo con la agenda en el tiempo asignado. La reunión se cierra con el objetivo cumplido, así que acuerde los próximos pasos a seguir, liste y asigne responsable a los compromisos específicos y defina la manera de realizar el seguimiento al cumplimiento de los mismos.
  8. Despedir la reunión. Cuando el moderador anuncie la finalización de la reunión anuncie su salida con un hasta luego, chao o bye y asegúrese de desconectarse del espacio virtual.

Conclusiones.

Las interacciones a todo nivel profesional, se están dando a través de entornos virtuales, el saber manejarlos no es un requisito para…, saber manejarlos es una habilidad esencial para todo profesional, las empresas, colegios, universidades, parten del hecho que sus usuarios tienen un visto bueno en esta materia. La realidad no siempre determina lo mismo, aún vemos a diario personas luchando por adaptarse al entorno virtual y queriendo superar dificultades tecnológicas que se lo impiden.

Como profesionales debemos tener la capacidad de adaptación a las nuevas necesidades, a entornos diferentes, a la evolución constante y a enfrentar retos profesionales que nos enseñarán a ser mejores mañana.

Escrito por : Oscar Andrés Carrillo Vanegas

1 thought on “Telecovidianidad 1.0- El desafío de convivir en un mundo 100% conectado”

  1. Luis Antonio Portela Rodríguez

    El covid funcionó para varias cosas
    1. Colocar a prueba los planes de contingencia y continuidad PCN (Dónde muchas empresas solo era papel).
    2. Ver y Reconocer el papel preponderante de las áreas de TI para el cumplimiento de core de las empresas
    3. Reconocer los errores de medición de trabajo en tiempo de las personas sentadas en un escritorio. Esto es algo que en países desarrollados y algunos envía desarrollo como México se han dado cuenta que la efectividad se mide por metas y gestión.
    4. Colocó en evidencia los cargos críticos sin gestión de backup y la poca gestión real hacia una de las variables más importantes de una empresa como es el recurso humano.
    5. Género un Salto en la visión de la alta gerencia juntas directivas y dueños de las empresas en la forma de cómo hacer gestión y seguimiento.
    6. Demostró que el cumplimiento de los objetivos de una empresa no requieren que todo se haga de manera presencial.
    6. Abrió un amplio abanico de cómo pueden operar las empresas hoy en día ahorrando costos operativos y maximizando la labor de los colaboradores o empleados.
    De lo anterior que podemos concluir:
    1. Si tiene una gran oportunidad para redefinir las empresas en la forma de trabajar; la mejor forma no es sólo virtual o sólo presencial, es un mix entre lo virtual y presencial con los cargos que puedan ser susceptibles a ello. Tampoco se puede caer en la distracción que todos los cargos se puedan manejar de manera virtual y eso está dado por la cultura que tenemos en Colombia. Para que esto suceda hay que generar una cultura de responsabilidad personal y profesional que no depende de horas de trabajo sino de gestión metas y resultados; pero que este cambio no vaya a encontrar de los salarios de los colaboradores; no se debe pagar por horas de trabajo sino por el conocimiento y experiencia que se tiene tal como el ejemplo donde llaman a un mecánico para solucionar un problema y se demora 10 minutos y cobrar $100 donde el dueño le dice que muy caro por 10 minutos de trabajo y él le dice que los 10 minutos valen $3 y el conocimiento para saber qué hacer $97.
    2. Reconocer qué las personas del área de tecnología deben participar activamente y transversalmente en las empresas ya que es el área principal de soporte para el core de las empresas y su crecimiento.

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